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SECRÉTAIRE A L’ACCUEIL DE LA DRH

Mission générale : Organiser la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (organisation de réunions, d’instances,…)

Missions principales :

• Secrétariat de la DRH
Gestion des agendas et prise de rendez-vous
Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques et des messages
Frappe et mise en forme de courriers et de documents divers
Reproduction et diffusion de documents et de dossiers
Organisation et préparation de réunions et de commissions (contacts avec les participants, réservations de salles, convocations…)
Formalisation de comptes-rendus de réunions et de commissions
Classement et archivage des documents de la Direction des Ressources Humaines
Réception, transmission et redistribution des parapheurs de documents soumis à la signature du DRH

• Organisation et gestion des instances
Organisation et préparation des comités techniques d’établissement : organisation logistique de l’instance, préparation et envoi des convocations, des ordres du jour et des dossiers, participation aux séances pour prises de note.

• Autres missions
Préparation des assignations du personnel en cas de grève

• Accueil
Accueil physique et téléphonique des agents
Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier
Information et orientation des agents
• Missions ponctuelles
Gestion des vignettes de stationnement
Réservation et suivi des billets de train et d’avion dans le cadre de missions hors formation continue
Participation aux élections professionnelles…

DESCRIPTION DU POSTE : Relations fonctionnelles

– avec les agents
– avec les responsables de service
– avec les partenaires sociaux
– avec des structures extérieures à l’établissement

DESCRIPTION DU POSTE : Organisation du travail

– travail en équipe (avec les autres secrétaires, avec les gestionnaires paie-carrière, avec les cadres de la DRH)
– prise d’initiatives
– responsabilités

PROFIL DU (DE LA) CANDIDAT(E) RECHERCHE

Connaissances professionnelles :
– techniques de secrétariat
– outils bureautiques
– techniques d’accueil impératif

Aptitudes et savoir-faire requis :
– sens de l’organisation et capacité à gérer par priorités
– rigueur professionnelle
– discrétion professionnelle
– sens de la communication
– sens de la diplomatie et capacité à gérer des contacts parfois difficiles
– goût pour le travail d’équipe et polyvalence
– sens de l’accueil et du contact, goût pour la relation humaine