Administrative

ARCHIVISTE (H/F)

GHU-PARIS PSYCHIATRIE ET NEUROSCIENCES
Pôle / Direction Fonctionnelle POLE DIRECTION/DIM
Service : ARCHIVES MEDICALES-ADMINISTRATIVES

2 POSTES A POURVOIR

Publié le

Métier / fonction    Agent archiviste.
Grade    Adjoint administratif en CDD
Position dans la structure    Liaisons hiérarchiques : responsable des archives GHU, responsable adjoint, médecin chef.
Liaisons fonctionnelles : services médicaux et administratifs, transports intérieurs, direction des achats.
Présentation du service et de l’équipe    4 sites : Institut Brune 14è, Centre Hospitalier Sainte Anne (14è-Paris Sud), Perray Vaucluse à Sainte Geneviève des Bois (Paris Nord), hopital Henri Ey (13ème).
Une équipe de 3 ETP et 1 CDD à Brune gèrent et archivent les dossiers médicaux au quotidien, 2.5 personnes sur Perray Vaucluse, 0.5 personne sur Henri Ey gèrent les dossiers médicaux et administratifs.
Horaires    8h30 – 16h00 ou 9h – 16h30 selon le poste d’affection variable en fonction du travail.

MISSIONS DU POSTE
Définition de la fonction    Informatiser, classer, trier, ranger, chercher, livrer, transporter.
Activités permanentes    Livraisons quotidiennes en camionnette des dossiers de Brune à Sainte Anne pour les hospitalisations et les consultations des neurosciences.
Rangements dans les salles et divers magasins d’archives sur le chsa et Brune. 
Recherche de dossiers demandés par divers services.
Regroupement de dossiers, informatisation sur un logiciel pour tous les sites. 
Gestion des demandes de prêts, de la conservation, de l’accès, de la tenue du contenant du dossier médical.
Mises en boites d’archives, recherches et éliminations des doublons. 
Traitements des mails, des appels téléphoniques.
Respect des règles de confidentialité.
Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive)    Gérer les dossiers selon les déménagements et les demandes de services sur les sites. 
Création, gestion, prêt, livraison du dossier patient. 
Assurer les demandes de dossiers entre les différents sites.
Réunification dans le temps des dossiers sur le Chsa, Perray Vaucluse, Henri Ey.
Préparation des dossiers pour les historiens, les études qualité, recherches médicales, sécurité sociale.
Tri, classement, rangement, destructions des archives administratives.
Contraintes du poste    Porter de charges lourdes, répétitives, déménagements ponctuels. Conduire une camionnette.
Travailler en priorité entre les 2 sites du 14ème: Brune et Chsa, si besoin Perray Vaucluse et Henri Ey.

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises    Bac, permis de conduire, logiciel Pack Office, logiciel MO Archives.
Savoir-faire    Cette fonction exige le sens de l’organisation, de l’attention, de la rigueur professionnelle, de la discrétion, de la capacité à gérer les priorités, de la concentration et de la mémoire. 
Bonne capacité d’adaptation aux multiples tâches du service.
Bonne maitrise de l’informatique sur divers logiciels.
Savoir être    Sens de la communication, disponible, patient, fiable.
Bonne capacité physique.
Obligations professionnelles    Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement.
Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d’hygiène en vigueur.
Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions.
Obligations à l’égard de l’administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité.
Obligations à l’égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.

RISQUES PROFESSIONNELS LIES AU POSTE
Pas d’allergie à la poussière ; douleurs dorsales et lombaires

2 postes