Administrative

ASSISTANT(E) DE FORMATION

GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences
Pôle / Direction Fonctionnelle : Direction des Ressources Humaines
Service : Formation Continue
Accès par :
 Métro ligne 9, station Porte de Montreuil
 Bus n°26, 57, 64, 215
 Tramway 3B, station Porte de Montreuil

Publié le

IDENTIFICATION DU POSTE
Métier / fonction
Assistant(e) de Formation
Grade
Adjoint Administratif Hospitalier
Position dans la structure
Liaisons hiérarchiques :
 Directrice des Ressources Humaines, Directeur adjoint des Ressources Humaines, Responsable de la Formation Continue, Adjointes à la responsable Formation Continue.
Liaisons fonctionnelles :
 Directions fonctionnelles, Médecins-chefs responsables de Pôle ou de service, Cadres administratifs de Pôle, Cadres supérieurs de Pôle, Cadre supérieurs et cadres de proximité de santé, socio-éducatifs, administratifs et techniques, OPCA (ANFH), Trésor Public, Organismes de formation – Formateurs internes.
Présentation du service et de l’équipe
Le service Formation Continue gère les formations du personnel médical et non médical du GHU Paris psychiatrie & neurosciences. Il assure également une mission de conseil et d’orientation professionnelle auprès des services et agents demandeurs. Il gère également une partie des stagiaires accueillis au sein de l’établissement.
Depuis mars 2019, il est situé à Porte de Montreuil. Le service dispose de 4 salles de formation pour accueillir les groupes. L’équipe est composée de 14 agents : 1 responsable de la Formation Continue, 2 adjointes à la responsable, 1 conseillère en évolution professionnelle (sur le site Sainte-Anne), 1 référente des stages, 7 assistant(e)s de formation et 2 agents d’accueil.
Horaires
8h30-16h ou 9h30-17h soit 7h30/jour (incluant un temps de repas de 30 minutes) du lundi au vendredi (37h30/semaine).
MISSIONS DU POSTE
Définition de la fonction
L’Assistant(e) de Formation a pour mission principale la mise en oeuvre du Plan de Formation et la gestion administrative des formations institutionnelles et polaires.
Il/elle est chargé(e) :
 De la gestion administrative des demandes de formation.
 Du suivi budgétaire des enveloppes déléguées aux pôles et directions de l’établissement.
 Du règlement des éventuels litiges s’il y a lieu (avec la validation de la responsable Formation Continue ou de ses adjointes).
 De l’accueil physique et téléphonique des agents.
Dans le cadre des budgets délégués, il traite les demandes polaires d’un portefeuille de pôles définis, personnel médical et non médical, ainsi que toutes les demandes institutionnelles et/ou polaires du GHU confiées par ses responsables hiérarchiques. L’Assistant(e) de Formation doit pouvoir avoir une polyvalence sur l’ensemble des dossiers.
Il/elle veille au respect des procédures en vigueur au sein du GHU et au respect de la réglementation dans son domaine d’activité.
Il/elle a l’entière responsabilité de ses dossiers, de leur traitement et des effets sur la gestion de la formation de l’établissement.
L’Assistant(e) de Formation doit assurer un traitement rigoureux et précis afin d’éviter tout dommage et/ou perte financière pour l’établissement, ses médecins et ses agents, dans le respect des exigences réglementaires nationales et des procédures en vigueur au sein du GHU Paris psychiatrie & neurosciences.
Activités permanentes
Gestion administrative des formations
FICHE DE FONCTION – FICHE DE
POSTE
ASSISTANT(E) DE FORMATION
REFERENCE Formulaire :
GHU-MGT-GRH-FOR-087
GHU
VERSION : 3
DATE D’APPLICATION : 26/02/2019
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 Gestion des dossiers administratifs correspondant aux actions de formation institutionnelles et polaires :
o Vérification de la conformité de la demande (budget, accords des responsables, obligations réglementaires de l’organisme).
o Saisie des dossiers dans GESFORM.
o Inscription des médecins/agents demandeurs et gestion de la convention avec l’organisme.
o Convocation et émission des ordres de mission.
o Vérification du suivi de la formation (présence du médecin/de l’agent) au moyen de l’attestation de présence ou des feuilles d’émargement.
o Règlement de la facture et/ou remboursement des frais avancés par les agents en s’assurant de la conformité des pièces justificatives.
o Vérification des sommes engagées. Ajustement des sommes, solde des lignes d’engagement ou toute autre correction permettant d’éviter des DENM ou toute perte financière.
 Composition des groupes pour les formations non individuelles.
 Relations avec les organismes de formation (n° agrément, DATADOCK, conventions…).
 Relations avec les directions fonctionnelles et pôles cliniques de l’établissement.
 Relations avec les médecins/directeurs/agents de l’établissement.
Accueil, information des agents
 Orientation des agents en fonction des demandes (indications générales sur les différents dispositifs de formation).
 Rappel des procédures et réglementation à respecter par tous les acteurs et/ou interlocuteurs de la formation.
 Information des pôles sur leur situation budgétaire trimestrielle (budgets délégués).
Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive)
 Participation à la préparation de la clôture annuelle : solde et/ou ajustement des sommes engagées, relance des organismes en cas de non réception des factures et/ou justificatifs de présence, relance des agents en cas de non réception des justificatifs de présence et/ou de dépenses à rembourser.
 Suivi et règlement des Décisions Engagements Non Mandatées (DENM), en lien avec l’ANFH.
 Participation à la préparation de la mi- clôture, en lien avec l’ANFH.
 Participation à l’élaboration du bilan social.
 Préparation de différents statistiques à la demande de ses responsables hiérarchiques, des pôles cliniques ou des directions fonctionnelles.
 Participation aux réunions du service.
 Polyvalence avec les autres collègues. En cas d’absence, traitement des urgences relatives aux dossiers des gestionnaires du service Formation Continue, même s’ils sont en dehors du périmètre habituel.
Contraintes du poste
 Participer à la permanence d’accueil des agents pendant les heures de repas ou en cas d’absence des agents d’accueil afin d’assurer l’amplitude d’ouverture du service (8h30/17h).
 Privilégier les périodes de vacances scolaires pour prendre ses congés, en concertation avec l’ensemble de l’équipe et avec l’accord des responsables adjointes.
 Assurer la continuité de service en l’absence de ses collègues.
COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises
Diplôme de niveau 5 (BTS, DUT) ou de niveau 6 (Licence) en gestion des ressources humaines et de la formation, gestion des entreprises et/ou des administrations (cf. Répertoire des métiers de la Fonction Publique Hospitalière).
Savoir-faire
 Maitrise des logiciels informatiques (GESFORM, Word, Excel, PowerPoint, Outlook,
FICHE DE FONCTION – FICHE DE
POSTE
ASSISTANT(E) DE FORMATION
REFERENCE Formulaire :
GHU-MGT-GRH-FOR-087
GHU
VERSION : 3
DATE D’APPLICATION : 26/02/2019
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GEF/LOGON, AGIRH) et d’une manière générale, aisance vis-à-vis des outils informatiques.
 Capacités rédactionnelles. Bon niveau d’expression écrite et orale.
 Capacité d’analyse et de résolution de problèmes.
 Capacité à hiérarchiser les tâches en fonction des priorités.
 La connaissance du secteur de la Santé et du droit de la formation dans la Fonction Publique Hospitalière serait un plus.
Savoir être
 Rigueur dans la gestion des dossiers.
 Autonomie.
 Discrétion.
 Goût pour les chiffres.
 Goût du travail en équipe.
 Sens de l’accueil et de la communication indispensable.
Obligations professionnelles
 Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement,
 Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d’hygiène en vigueur,
 Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,
 Obligations à l’égard de l’administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité,
 Obligations à l’égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.
RISQUES PROFESSIONNELS LIES AU POSTE
 Fatigabilité visuelle (usage ordinateur).
 Troubles Musculo squelettiques (usage ordinateur).
EVOLUTION POSSIBLE DU POSTE (rubrique facultative)