Administratif

Assistante de formation Sainte Anne Formation (SAF) 80 % Secrétariat de direction, Sainte Anne Formation 20 %

Né le 1er janvier 2019, du rapprochement des hôpitaux Maison Blanche, Perray-Vaucluse, et Sainte-Anne, le Groupe Hospitalier Universitaire (GHU) Paris psychiatrie & neurosciences est le 1er acteur hospitalier parisien des maladies mentales et du système nerveux.
Au total, 60 000 usagers, soit 1 Parisien sur 40, sont accueillis chaque année par les 5600 professionnels de santé du GHU au sein de ses 170 structures.

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MISSIONS DU POSTE :

Assurer l’organisation administrative de certaines formations continue en inter, et le secrétariat de direction de SAF.

 

ACTIVITES AFFERENTES  A LA MISSION PRINCIPALE :

Secrétariat de direction

    Agenda

  • Tenir à jour l’agenda du responsable : prendre les rendez-vous, transmettre les messages, alerter sur les questions d’organisations. Préparation des dossiers des différentes instances et réunions diverses – Archivage des dossiers

Courrier

  • Dépouiller, enregistrer et distribuer le courrier apporté par le vaguemestre

 

Congés et absence du personnel

  • Vérifier les demandes de congés du personnel : dates et durée en liaison avec le responsable de Sainte Anne Form@tion
  • Gérer le planning du personnel d’après le logiciel E-PLANNING
  • Archiver les demandes de congés

Secrétariat de Sainte Anne Form@tion

    Organisation logistique et administrative des dispositifs de formation de Sainte Anne

    Form@tion

      • Assurer l’organisation et la gestion administrative  des  formations et conférences  en  inter
        (convocations des étudiants, élaboration des conventions de formation institutionnelles / individuelles, attestations pédagogiques, feuilles d’émargement, trombinoscope, élaboration des contrats ou conventions pour la rémunération des intervenants)
      • Mise à jour de la plateforme informatique EFICASS destinée aux étudiants en collaboration avec le Webmaster.
      • Collaborer sur les plaquettes de formations avec le service communication
      • Prise de notes et compte rendu des réunions

Elaborer le rapport d’activité, le bilan pédagogique et financier et toutes les activités avec les organismes certificateurs (OPQF, ANDPC et la DIRECCTE), en collaboration avec sa collègue et le responsable de Sainte Anne Form@tion.

 

Liaisons avec les services du GHU

      • Etablir les documents permettant de rémunérer les intervenants externes et les transmettre au service paie (tableaux de rémunération et contrats des vacataires)
      • Etablir ou contrôler les frais de mission, permettant les remboursements des intervenants puis les transmettre au service de la paie
      • Mettre à jour le fichier des intervenants
      • Commander les billets des intervenants sur la plateforme Carlson Wagon Lits, puis transmission au Service des Achats
      • Etablir et transmettre la facturation des formations au service des finances
      • Domaines de compétences :
  • Connaissance du fonctionnement d’un organisme de formation
  • Connaissance des outils de bureautique
  • Savoir organiser un secrétariat de direction
  • Savoir collaborer à la mise en place de réunions et de manifestations évènementielles

CONTACT :  

Les candidatures doivent être adressées à M. ANDRIEU, Responsable de Sainte-Anne Formation

Courriel