Assistante de l’Exécutif du Pôle Neuro-Sainte-Anne

CENTRE HOSPITALIER SAINTE ANNE

Pôle / Direction Fonctionnelle : Pôle Neuro Sainte- Anne
Service : Direction du pôle Accès par :
• Métro ligne 6, station Glacière
• Bus n°21, 62, 88
• RER B station Denfert Rochereau

Publié le

IDENTIFICATION DU POSTE

Métier / fonction

Assistante de Direction

Grade

Adjoint administratif

Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques :                                                                                                              

  • Chef de pôle
  • Directrice déléguée du pôle

Liaisons fonctionnelles :

  • Exécutif de pôle
  • Médecins du service
  • Cadres de santé du service
  • Direction générale et Directions fonctionnelles du GHU

Présentation du service et de l’équipe

Exécutif de pôle

  • Chef de pôle
  • Directrice déléguée
  • Cadre administratif de pôle
  • Cadre paramédicale de pôle
  • Ingénieur en organisation
  • Ingénieur travaux

Spécificité

  • Mission générale d’assistante de direction
  • Soutien dans le cadre du projet de reconstruction du nouveau bâtiment (secrétariat, organisation des ateliers, …)

 

 

Horaires

Horaires de travail

08h30 – 16h00

Pause repas : 30 min

Repos hebdomadaire

Samedi et dimanche

Jours fériés de semaine

 

MISSIONS DU POSTE

Définition de la fonction

  • Assister le Chef de pôle et la Directrice du pôle dans leur organisation et dans leur gestion quotidienne

Activités permanentes et /ou spécifiques (liste non exhaustive)

  • Tenue des agendas du Chef et  de la Directrice du pôle
  • Organisation des réunions et des groupes de travail ; notamment toute la comitologie visant à animer le pôle (Bureau de pôle et Réunion bi-mensuelle de l’Exécutif) ainsi que toutes les réunions relatives au nouveau bâtiment
  • Elaboration et mise en forme de courriers
  • Lien avec le vaguemestre
  • Réponse aux appels téléphoniques
  • Suivi des conventions avec les différents partenaires, enjeu majeur pour le pôle qui fonctionne avec de nombreux partenariats. Cette mission demande de la rigueur. Elle sera assurée en binôme avec le cadre adminstratif du pôle
  • Suivi des réservations de salles du pôle
  • Gestion d’eplanning pour l’exécutif de pôle
  • Appui la formation continue des médecins et suivi des enveloppes en lien avec le cadre administratif de pôle (CAP)
  • Appui la mission du CAP des assistantes médico-administratives du pôle
  • Traitement et le suivi des commandes (fournitures diverses) pour la logistique du pôle
  • Traitement et suivi des demandes de réparation et de maintenance.