médico-administratif

Assistante Médico-Administrative Poste partagé HAD et SIMF

L’unité d’HAD-SSR est une alternative à l’hospitalisation. C’est une unité du service de MPR.
L’HAD –SSR est issue d’un partenariat entre l’HAD Croix Saint Simon et le service de MPR du CHSA.
o Les soins de réeducation sont assurés par les professionnels de santé du CHSA.
o La continuité des soins 24h/24 est assurée par les professionnels de l’HAD Croix Saint Simon.
L’équipe HAD-SSR côté CHSA:
0.5 ETP médecin, 1 ETP Kinésithérapeute, 1.8 ETP Ergothérapeute, 0.5 ETP Orthophoniste, 0.5 ETP secrétaire, 0,2 ETP EAPA.


Les différents sites du service d’imagerie :
- IRM : 1,5T et 3T.
- SCANNER
- BLOC NEUROVASCULAIRE INTERVENTIONNEL
- RADIOLOGIE CONVENTIONNELLE
- ECHOGRAPHIE
- BATIMENT RECHERCHE, INSERM
Ouverture 24h/24 du lundi au vendredi
Le personnel :
• MANIPULATEURS EN ELECTRORADIOLOGIE : 16 ETP
Nuit : 1 MER d’astreinte de 20h à 8h du lundi au vendredi et de 16h à 8h le samedi et dimanche
• AIDE-SOIGNANTS : 5 ETP
• BRANCARDIERS : 6 ETP (5 ASH Q et 1 AS)
• SECRETAIRES et AGENT D’ACCUEIL : 8 ETP
Organisation de l’activité par poste (accueil, téléphone, bureau). Rotation des personnels sur les différents postes.


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MISSIONS DU POSTE

Définition de la fonction

Organiser le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liés à la prise en charge des patients en HAD-SSR et pour les patients de NRI pour le SIMF

Activités permanentes

HAD-R

  • Réception et classement et participation aux traitements des demandes  d’HAD-SSR via le logiciel Trajectoire

  • Frappe, envoi, traitement des courriers et CRH

  • Accueil téléphonique, orientation et gestion des demandes des patients

  • Participation avec l’ergothérapeute coordonnatrice à la plannification hebdomadaires des soins.

  • Gestion et archivages des mails

  • Tenue de l’agenda du médecin responsable de l’HAD-SSR

  • Relation avec l’HAD- Croix Saint Simon, autres hôpitaux, les différents services du pôle .

  • Classement

  • Compte rendu de réunion

  • Suivi mensuel et transmission de l’activité de l’HAD-SSR au cadre administratif du pôle.

  • Commande de papéterie, des documents à la reprographie.

 

SIMF

Cette liste est non exhaustive et susceptible d’évoluer en fonction des besoins :

Gestion administrative des radiologues, des étudiants en médecine :

-          Gestion du planning informatisé (excel, e-planning, congés…),

-          Accueil des étudiants en médecine,

-          Gestion des agendas (Gardes et astreintes…)

-          Organisation des déplacements et inscriptions des radiologues à divers manifestations

Organisation des activités de recherche et de formation :

Enseignement (DES, DIU, DU, Master):

-          Gestion des inscriptions, des présences, gestion des questionnaires de satisfaction, lien avec le CRHM

-          Accueil, renseignement des participants,

-          Réservation des salles, commandes des repas,

-          Rédaction du planning des cours, supports pédagogiques…

Recherche:

-          Prise des RDV d’imagerie,

-          Commande de matériel spécifique…

Gestion documentaire du service :

-          Gestion et actualisation du site internet du service,

-          Commande de livres et fournitures diverses…

Secrétariat médical :

-          Suivi de l’activité de télé imagerie,

-          Constitution et suivi des dossiers d’expertise, lien avec l’institut médico-legal

-          Courrier,

-          Gestion administrative des réclamations,

Accueil physique et téléphonique des patients…

 

Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive)

  • Staff pluridisciplinaire, hebdomadaire (mercredi) dans les locaux du CHSA

  • Staff semestriel MPR/Croix Saint Simon

Contraintes du poste

  • Travail à distance avec l’équipe HAD Croix Simon, avec les rééducateurs en soins au domicile du patient

  • Remplacement de certaines tâches de la secrétaire du MPR lors des absences et congés

  • Remplacement de certaines tâches de la secrétaire du SIMF lors des absences et congés

 

 

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE

Formations, Diplômes et/ou qualifications requises

  • Expérience indispensable en informatique Word, Excel, Powerpoint, Outlook

  • Bonne connaissance de l’orthographe et de la présentation des courriers et documents

  • Diplôme de secrétaire souhaité

Savoir-faire

  • Travailler à distance en équipe pluridisciplinaire et en réseau.

  • Travailler avec rigueur et méthode

  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports relatifs à son domaine de compétences.

  • Accueillir et orienter des personnes, des groupes ou des publics

  • Utiliser les outils bureautiques /technologies d’information et de communication

Savoir être

  • Esprit d’équipe et de service

  • Capacité d’organisation

  • Capacité à se questionner et à évaluer ses pratiques,

  • Capacité à actualiser ses connaissances et ses compétences.

  • Capacité à s’adapter aux changements

  • Assiduité, rigueur professionnelle.

  • Maîtrise de soi, disponibilité, ponctualité, dynamisme, sens des initiatives.

  • Conscience professionnelle et discrétion.

  • Facultés de communication et d'adaptation - bon sens relationnel- aimer le travail en équipe- faculté d'intégration rapide avec l'équipe existante.

Obligations professionnelles

  • Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement,

  • Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,

  • Obligations à l’égard de l’administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité,

  • Obligations à l’égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel..

Les candidatures seront à transmettre à:

Séverine DELALANDE, cadre administratif du pôle

s.delalande@ghu-paris.fr