Administrative

Gestionnaire achats/facturation

Direction de l’Innovation Technologique et du Système d’Information

Publié le

IDENTIFICATION DU POSTE

 

Grade : Adjoint administratif

Position dans la structure :
Liaisons hiérarchiques :
Responsable administrative (AAH)
Adjoint au Directeur
Directeur
Liaison fonctionnelle :
Directions Fonctionnelles


Horaires : de 09h00 à 16h30


Particularité du poste : travail en binôme incluant une permanence sur le temps du midi et nécessitant une répartition
des congés afin d’assurer la continuité du service.

MISSIONS DU POSTE

 

Définition de la fonction : gestionnaire achats/facturation

Activités permanentes :
Vie du service

  • Accueil physique et téléphonique,
  • Assurer les relations clients/fournisseurs,
  • Réception des commandes en collaboration avec un technicien de l’assistance informatique,
  • Classement et archivage.

Suivi du budget

  • Elaboration et suivi du tableau de suivi annuel d’investissement et d’exploitation,
  • Mise à jour et suivi du tableau des engagements et des liquidations,
  • Mise à jour et suivi du tableau des contrats de maintenance,
  • Elaboration du tableau des charges constatées d’avance.

Circuit de facturation

  • Création des comptes fournisseurs,
  • Saisie des marchés (GEF),
  • Saisie des bons de commande (GEF),
  • Réception et liquidation des factures des prestataires (GEF),
  • S’assurer de la bonne réception du matériel avant la mise en paiement,
  • Transmission des documents pour mandatement à la Direction des Finances via Chrorus(GED),
  • Saisie des immobilisations (GEF),
  • Saisie des restes à mandater (GEF).

Circuit des achats

  • Suivi des procédures d’achat en lien avec le bureau des marchés,
  • Recensement des pièces adminsitratives afférentes aux marchés sur les plateformes en
  • ligne des centrales d’achat pour transmission au bureau des marchés,
  • Rédaction de CCP pour les marchés sans mise en concurrence.

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE

Savoir :

  • Maitriser les logiciels métiers OnBase et Chorus, ainsi que la partie relative à la gestion des commandes dans GEF.
  • Connaître la comptabilité hospitalière et les marchés publics.
  • Maitriser Word, Excel et Outlook

Savoir être :

  • Rigueur,
  • Prise d’initiatives,
  • Force de propositions,
  • Autonomie,
  • Sens du travail en équipe.

Obligations professionnelles :

  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

ENVIRONNEMENT DU POSTE

  • Accueil du public
  • Travail assis
  • Travail sur ordinateur écran et clavier

Références : Répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière.

 

Pour candidater, envoyer un CV + lettre de motivation à o.angele@ghu-paris.fr