Administrative

SECRETAIRE DE DIRECTION DU SERVICE FORMATION CONTINUE

GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences
Pôle / Direction Fonctionnelle : Direction des Ressources Humaines
Service : Formation Continue
Accès par :
 Métro ligne 9, station Porte de Montreuil
 Bus n°26, 57, 64, 215
 Tramway 3B, station Porte de Montreuil

Publié le

IDENTIFICATION DU POSTE
Métier / fonction
Assistante administrative chargée du secrétariat du service Formation Continue
Grade
Adjoint Administratif Hospitalier
Position dans la structure
Liaisons hiérarchiques :
 Directrice des Ressources Humaines, Directeur adjoint des Ressources Humaines, Responsable de la Formation Continue, Adjointes à la responsable Formation Continue.
Liaisons fonctionnelles :
 Gestionnaires du service de Formation, organismes de formation, ANFH, Cadres administratifs de pôles, Cadres Supérieurs de Pôles, Directeurs.
Présentation du service et de l’équipe
Le service Formation Continue gère les formations du personnel médical et non médical du GHU Paris psychiatrie & neurosciences. Il assure également une mission de conseil et d’orientation professionnelle auprès des services et agents demandeurs. Il gère également une partie des stagiaires accueillis au sein de l’établissement.
Depuis mars 2019, il est situé à Porte de Montreuil. Le service dispose de 4 salles de formation pour accueillir les groupes. L’équipe est composée de 14 agents : 1 responsable de la Formation Continue, 2 adjointes à la responsable, 1 conseillère en évolution professionnelle (sur le site Sainte-Anne), 1 référente des stages, 7 assistant(e)s de formation et 2 agents d’accueil.
Horaires
8h30-16h soit 7h30/jour (incluant un temps de repas de 30 minutes) du lundi au vendredi (37h30/semaine).
MISSIONS DU POSTE
Définition de la fonction
Le/la secrétaire de la direction de la Formation Continue est chargé(e) :
 De l’accueil physique et téléphonique des acteurs de la Formation Continue,
 De leur orientation vers les différents professionnels de la formation du GHU,
 De l’aide aux traitements des courriers (dématérialisation des courriers à prévoir – plateforme CHORUS-DATADOCK) en lien avec les adjoints des cadres,
 Des relations avec les organismes de formation,
 De l’aide à l’élaboration et la diffusion des différentes notes et courriers envers les acteurs de la FC du GHU,
 De la diffusion des informations relatives à la Formation Continue,
 De la tenue des différents plannings du service de la Formation Continue.
 De l’aide à la préparation des réunions et commissions organisées par le service Formation Continue et/ou auxquelles le service participe.
Activités permanentes
 Accueil et orientation des organismes (filtrage des appels, orientations, suivi administratifs des dossiers en cours, rédaction des cahiers de charges et appels à concurrences, etc…),
 Accueil, information des agents du GHU,
 Accueil, information et orientation des agents en fonction des demandes (indications générales sur les différents dispositifs de formation et/ou orientation vers la gestionnaire FC, les différents acteurs de la FC),
 Rappel, aide à la réactualisation des procédures, et réglementations à respecter par tous les acteurs et interlocuteurs de la FC,
 Explication de l’organisation de la Formation Continue avec indication des différents temps des inscriptions et des différentes procédures,
 En lien avec les adjointes, du passage de commande de petits matériels de bureau pour la Formation Continue,
 En lien avec les adjointes en charge de la mise oeuvre du plan, aide à la réservation des salles de
FICHE DE FONCTION – FICHE DE
POSTE
SECRETAIRE DE DIRECTION DU
SERVICE FORMATION CONTINUE
REFERENCE Formulaire :
GHU-MGT-GRH-FOR-087
GHU
VERSION : 3
DATE D’APPLICATION : 26/02/2019
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formations, établissement des dates retenus pour le plan, rédaction des différentes fiches actualisées du plan, mise à jour de l’actualisation des inscriptions et éventuellement relances des informations en lien avec les directions du GHU, etc…
 Aide au suivi des formations réalisées, suivi synthétique des évaluations (tenu d’un tableau mensuel),
 Aide à la planification du plan et de l’agenda trimestriel,
 Aide ponctuelle si besoin, aux différentes activités des gestionnaires, classement institutionnel, suivi des formations, gestion dématérialisée des envois ANFH et aux services et agents du GHU,
 Aide aux suivis des bons de travaux,
 Centralisation des demandes de dépannages.
Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive)
 Aide à l’organisation de la journée d’accueil et d’autres évènements,
 Traitement de dossiers ponctuels à la demande de la Responsable de la Formation Continue,
 Aide à la construction du plan de formation (élaboration des fiches techniques et du suivi du plan).
Contraintes du poste
 Contribuer à la permanence d’accueil si nécessaire,
 S’assurer de la traçabilité des formations organisées en intra (gestion des feuilles d’émargement, feuilles d’évaluation, renseignements relatifs aux attestations DPC) et de l’information des intervenants (organismes de formations),
 Polyvalence à organiser en lien avec les équipes de l’accueil et les gestionnaires.
COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises
Secrétariat et gestion administrative.
Bac professionnel secrétariat (niveau 4) ou BTS assistante de direction (niveau 5).
Savoir-faire
 Connaissance du fonctionnement du service de la Formation Continue,
 Utilisation de logiciels en lien avec la fonction d’accueil et de GESFORM,
 Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics,
 Gérer ses émotions, son stress,
 Identifier / analyser des situations et définir les priorités, transmettre et alerter en amont des problématiques rencontrées,
 Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
 Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.), en résumer les points-clés et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle),
 Renseigner des personnes de manière adaptée,
 S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes,
 Rédiger correctement.
Savoir être
 Sens de l’accueil et de la communication indispensables,
 Respect de la confidentialité,
 Goût du travail en équipe,
 Capacité à hiérarchiser les tâches en fonction des priorités,
 Capacités d’adaptations, rigueur du travail.
Obligations professionnelles
 Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement,
 Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d’hygiène en vigueur,
 Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,
 Obligations à l’égard de l’administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité,
 Obligations à l’égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.
FICHE DE FONCTION – FICHE DE
POSTE
SECRETAIRE DE DIRECTION DU
SERVICE FORMATION CONTINUE
REFERENCE Formulaire :
GHU-MGT-GRH-FOR-087
GHU
VERSION : 3
DATE D’APPLICATION : 26/02/2019
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RISQUES PROFESSIONNELS LIES AU POSTE
 Fatigabilité visuelle (usage ordinateur).
 Gestion du stress.
EVOLUTION POSSIBLE DU POSTE (rubrique facultative)